Verjetno ste se že kdaj znašli v dilemi, ali morate overiti podpis, dokument ali kopijo pri notarju ali pa je dovolj upravna overitev na upravni enoti.

V Republiki Sloveniji lahko v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku in Uredbo o upravnem poslovanju na kateri koli upravni enoti ves poslovni čas opravite overitev lastnoročnega podpisa, prepisa ali kopije, ne glede na kraj bivanja. Overitev svojega lastnoročnega podpisa lahko opravite izključno sami, overitev drugih dokumentov pa lahko opravi kdor koli. Takšna overitev je enakovredna notarski overitvi lastnoročnega podpisa, prepisa ali kopije, vendar je namenjena zgolj uporabi v upravnih postopkih.

Overitev prepisa ali kopije pomeni potrditev istovetnosti prepisa, fizične ali elektronske kopije z izvirno listino. Zakon ne določa, kdo je lahko predlagatelj overitve prepisa ali kopije listine, zato uradna oseba ne ugotavlja, kdo je predlagatelj overitve. Drugače je z overitvijo lastnoročnega podpisa, kjer mora uradna oseba ugotoviti identiteto predlagatelja overitve in v evidenco overitev vpisati osebne podatke predlagatelja. Pri overitvi prepisa ali kopije pa mora uradna oseba opraviti skrbno primerjavo istovetnosti prepisa ali kopije z izvirno listino in v elektronsko evidenco overitev prepisov in kopij vpisati podatke v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, ki ne zahteva vpisa podatka o predlagatelju overitve.

Za overitve podpisa, kopije ali prepisa boste na upravni enoti odšteli 3,00 evra, za overitve podpisa na garantnem pismu pa 5,00 evra.

Poudarili bi radi, kot je zapisano že zgoraj, da velja upravna overitev zgolj v upravnih postopkih in da na upravni enoti v nobenem primeru ne potrjujemo resničnosti podatkov (vsebine) v listini. Če potrebujete potrditev pristnosti listine zaradi sodelovanja v drugih postopkih (na primer vpis v zemljiško knjigo, sodni postopki …), boste morali obiskati notarja, saj je potrebna notarska overitev.

V nadaljevanju smo pripravili pogosto zastavljena vprašanja in odgovore glede overitev.

Če uradna oseba ugotovi, da predlagatelj overitve kopije tuje listine ni oseba, ki ji je ta listina izdana, ali sme od nje zahtevati pooblastilo?

Odgovor je ne, uradna oseba ne sme zahtevati pooblastila. Določbe Zakona o splošnem upravnem postopku o upravni overitvi prepisov in kopij namreč veljajo tudi za tuje listine, pri čemer pa v primerih, ko predlagatelj želi overiti prepis ali kopijo tuje listine, zakon uradni osebi daje možnost, da lahko v primeru, če ne razume jezika, v kateri je listina napisana, odredi, da primerja prepis ali kopijo z izvirno listino sodni tolmač. Vendar pa je z vidika ekonomičnosti ustrezneje, da v primeru, če je prepis ali kopija listine v tujem jeziku, uradna oseba izvirno listino sama kopira in jo overi. Predlagatelj overitve v takem primeru ne more uspešno zahtevati, da organ sam ugotavlja skladnost prepisa in izvirne listine. V primeru suma na zlorabo v smislu suma storitve kaznivega dejanja, uradna oseba to naznani policiji.

Ali lahko na upravni enoti overim srednješolsko spričevalo za vpis na fakulteto?

Vpis na visokošolski študij, ki ga izvaja javni zavod (npr. javna fakulteta) oziroma se izvaja po akreditiranem programu, je po naravi stvari javnopravna zadeva, ki ima celo elemente upravne zadeve, zato se v postopkih lahko uporabljajo tudi overjene kopije izvirnih listin, ki jih je naredila upravna enota.

Nekdanji partnerici dolgujem denar, zato sem sestavil dopis, na katerem piše, da ji bom ta denar izplačal. Želim overiti svoj in njen podpis na upravni enoti – prisotna bi bila oba. Ali je to mogoče?

Overitev lastnoročnega podpisa je namenjena potrjevanju njegove pristnosti v upravnih zadevah oziroma upravnih postopkih. Namen, ki ga zasledujete z nameravano overitvijo, presega zakonski namen, zato bi se lahko problematizirala njegova veljavnost v civilnopravnih razmerjih, ki jih želite urejati. Overitev, če se boste zanjo odločili (ni obvezna, kot dokaz se lahko uporabi že običajna podpisana izjava), je tako primerneje opraviti pred notarjem. Overitev podpisa (v tem primeru prejemnika sredstev) bi sicer lahko služila kot dodatni dokaz, da je podpis verodostojen, vendar se lahko zavarujete tudi na druge načine, npr. z izročitvijo denarja pred pričami, nakazilom na TRR ipd.

Ali lahko na upravni enoti overim podpis na pogodbi, ki je napisana v angleškem jeziku?

Upravna overitev lastnoročnega podpisa na upravni enoti je v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku namenjena overitvi podpisov na listinah, ki se uporabljajo v upravnih zadevah oziroma v upravnih postopkih. Če dokument, na katerem naj se overi podpis, uporabljamo v druge namene, bi se zaradi prej navedenega lahko prerekala njegova veljavnost. Zato opozarjamo na previdnost, saj bi sicer naknadno morali opraviti overitev še pred notarjem. Jezik, v katerem je listina sestavljena, ni ovira za overitev, saj z overitvijo lastnoročnega podpisa ne potrjujemo vsebine, ampak zagotavljamo le pristnost podpisa osebe, ki se je podpisala pred uradno osebo oziroma podpis na listini priznala kot svojega. Za listine v tujem jeziku zadostuje, da uradna oseba ugotovi osnovne podatke o listini (npr. vrsti, številki, datumu izdaje ipd.), ker podatke o tem vpiše v uradno evidenco opravljenih overitev. Zgolj izjemoma, ko iz tuje listine ne more ugotoviti vsebine, ki je potrebna za evidentiranje, lahko odredi, da listino prevede sodni tolmač.

Za dodatne informacije smo vam na voljo na telefonski številki 03 713 51 20 ali nam pišite na e-naslov ue.zalec@gov.si.

Simona Stanter