V minulem letu so na občini pripravili nov klasifikacijski načrt, ki so ga začeli uporabljati s 1. januarjem 2021. Treba je bilo imenovati tudi komisijo za pripravo strokovnega navodila za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva. Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL) je imenoval komisijo z dvema njihovima članoma in dvema članoma iz občine Horjul. Komisija je bila zadolžena za sprejem pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za navedeno javnopravno osebo. Komisija je pri svojem delu upošteva določila 3. točke 39. člena zakona in 5. poglavja uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (Uradni list RS, št. 42/17).

Urša Nagode, ki je sodelovala pri ureditvi arhiva, je opisala, kako je vse skupaj potekalo: 'V začetku leta 2021 je zunanji izvajalec Proarhiv d.o.o. za nas uredil arhivski prostor. Potrebnih je bilo veliko delovnih ur. Arhiv so urejale 4 sodelavke, ki so naredile tudi popisni seznam, ki je vseboval popis arhiva, predlog izločitve, nekaj je bilo tudi vrtčevske dokumentacije, ki bo na ustrezen način prenesena v OŠ Horjul v nadaljnje arhiviranje. Popisni seznam smo nato posredovali Zgodovinskemu arhivu Ljubljana, ki nam bo posredoval vsa nadaljnja navodila tako glede odbiranja gradiva, kot tudi navodila za uničenje gradiva, ki smo ga izločili ob ureditvi. V naslednji fazi bodo iz popisa določili arhivsko gradivo, poleg tega pa nam odobrili tudi uničenje dokumentov, ki so bili ob ureditvi označeni kot predlog izločitve.'

Sprejeli bodo tudi Pravilnik o ravnanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom Občine Horjul. Ta pravilnik bo povzemal definicijo dokumentarnega in arhivskega gradiva, urejal bo odgovornosti in postopke z dokumentarnim in arhivskim gradivom v zbirki nerešenih zadev, v tekoči in stalni zbirki dokumentarnega gradiva ter postopek izločanja, uničenja in odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva občine Horjul. Pravilnik med drugim točno določa, kdo ima vstop v arhivski prostor, v katerem mesecu v letu se bo dokumentacija iz tekoče zbirke prenesla v stalno zbirko dokumentarnega gradiva, določa v katerem mesecu v letu se bo iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva občine Horjul izločilo gradivo, ki mu je potekel rok hrambe. Urša Nagode še pojasnjuje: 'Izločeno gradivo gre v postopek za uničenje, ko na osnovi posredovanega predloga v Zgodovinski arhiv Ljubljana prejme soglasje za postopek uničenja. V sklopu ureditve nam ostaja še vzpostavitev sistema arhiviranja, to je sprejetje pravilnika in po sprejetju še izvedba šolanja.'

Občina Horjul se ob tej priložnosti zahvaljuje podjetju Proarhiv d.o.o. saj so bili z njihovim delom zelo zadovoljni. Sodelovanje nadaljujejo tudi v prihodnje, saj zagotavljajo vso strokovno pomoč in hitro odzivnost pri vzpostavitvi novega načina urejanje arhiva.
 

Peter Kavčič, foto: občinski arhiv